Kā uzrakstīt saprotamu lietišķu e-pastu?

Vajadzīgs

1. Dators ar e-pasta rakstīšanai nepieciešamo programmatūru.
2. Priekšzināšanas par datora un atbilstošās programmatūras lietošanu
3. Svarīga ziņa, kas obligāti jānodod adresātam
4. Pacietība un vēlēšanās pēc iespējas saprotamāk nodot savu ziņu.

Sāc ar pamattekstu nevis adresātu vai e-pasta tēmu (subject). Tā tu izvairīsies no tā, ka netīšām darba dunā aizsūti nepabeigtu e-pastu (gadās reti, bet labāk pret to nodrošināties). Rakstīšanas procesā tēma var drusku novirzīties no sākotnēji iecerētās, tāpēc to atstāj uz beigām, jo tas ir ļoti svarīgi.

Sāc ar uzrunu un īsu ievadu (it sevišķi ja tas ir pirmais e-pasts nevis atbilde), ļauj saņēmējam sajusties personīgi uzrunātam un saprast kāpēc viņam raksta. Tas var skanēt piemēram šādi:

Labdien Gunār,
Prieks bija tikties ar Jums “Bon Jovi” koncertā Londonā.
vai
Rakstu Jums ar nolūku pievērst Jūsu uzmanību manai neparastajai acu krāsai.

Nav obligāti e-pasta sākumā stādīties priekšā. Atšķirībā no telefona zvana, lasītājs, ja uzreiz neatpazīst rakstītāju, var paskatīties parakstā.
Ja nu tu nospried, ka saņēmējs tevi visticamāk neatceras, un nolem stādīties priekšā, tad noteikti jāizvairās no tādām stilistiskām briesmām kā, piemēram: “Šeit Jums raksta tāda Marija”. Izturies pret sevi ar tikpat lielu cieņu (bet ne augstprātību) kā pret e-pasta saņēmēju.
Ievadā var īsi arī aprakstīt situāciju, kas pamudinājusi to rakstīt. Piemēram:

Mani sauc Marija un mēs tikāmies Londonā, Bon Jovi koncerta aizkulisēs, kad “netīšām” kopīgi sapināmies skatuves aizkulišu aizkaros.

Paskaidro īsi un saprotami savas ziņas būtību. Ņem vērā saņēmēja apkārtējo vidi, jo e-pastus parasti lasa stresā un steigā atrodoties darbā. Pietiks ar pāris teikumiem. Galvenais, lai saņēmējs uzreiz saprot lietas būtību. Piemēram:
Mūsu tikšanās rezultātā ir izveidojusies situācija, ka esmu mātes cerībās. Neskatoties uz pārsteigumu un situācijas nopietnību, man tomēr ir gandarījums, ka topošā bērna tēvs esat tieši Jūs.

Nekad neraksti vairāk par pāris teikumiem. Ja jāraksta vairākas lietas, tad labāk sūti vairākus e-pastus vai vismaz atdali šīs lietas ar atkāpēm (2x enter). Citādi tu riskē ar to, ka saņēmējs daļēji vai pilnībā nesapratīs tavu e-pastu. Ņem vērā, ka ieraugot garu e-pastu vai teksta blāķi, saņemējs bieži vien vispār to nemaz nesāk lasīt, it sevišķi, ja sūtītājs nešķiet pirmajā brīdī uzreiz pazīstams.

Pasaki skaidri un saprotami, ko tu no saņēmēja gribi un kādas darbības tu no viņa sagaidi (ja vien tas nav tīri informatīvs e-pasts), citādi saņēmējs pats var to neizsecināt, un jūs izvairīsieties no nevajadzīgiem pārpratumiem. Tas var izskatīties apmēram šādi:
Vēlos ar Jums pārspriest tālāko darbību situācijas risināšanai, tāpēc lūdzu Jūs tuvākajā laikā piezvanīt man pa tādu un tādu tālruni vai ierasties personīgi tur un tur.

Atceries, ka e-pastus parasti raksta ar nolūku panākt kādu saņēmēja darbību. Vislabāk, ja tu jau piedāvā pilnīgi gatavu darbību, ko saņēmējam ir vienkārši izdarīt, citādi viņš var to atlikt uz vēlāku laiku, kurš tā arī nekad var nepienākt.

Iezīmē saņēmēja darbības izraisīto pozitīvo iznākumu. Tas būs papildus pamudinājums viņam nekavējoties veikt vēlamo darbību. Viens no piemēriem varētu būt šāds:
Ceru uz ilggadīgu un abpusēji patīkamu sadarbību, kas sniegs prieku un laimi visām iesaistītajām pusēm.

Nekad nelieto ironiju vai negatīvu izteiksmi. Šī daļa nedrīkst būt pārāk klišejiska, tai ir jābūt pietiekoši sirsnīgai un vaļsirdīgai. Tā ir saņēmēja noskaņojuma veidotāja. Un tu vēlies, lai saņēmējs būtu noskaņots pret tavu ziņu pozitīvi.

Paraksties iekļaujot visus nepieciešamos kontaktus. E-pastam un tā ziņojumam nebūs lielas jēgas, ja neatstāsi kvalitatīvus kontaktus.
Nav obligāti rakstīt visus visus kontaktveidus kādos var tevi sasniegt. Pietiks ar telefonu vai adresi (tavu e-pastu saņēmējs jau zina).

Noteikti pārlasi uzrakstīto ar pēc iespējas neitrālākām acīm. Domājot par to, kā tas izskatīsies no saņēmēja viedokļa un kā viņš to sapratīs. Sevišķu uzmanību pievērs neuzmanības un pareizrakstības kļūdām. Kļūdām tekstā ir tāds pats efekts kā piemēram netīrām drēbēm personīgā tikšanās reizē. E-pasta “tīrība” rada iespaidu par tevi pašu. Neskopojies ar pieturzīmēm un teikuma sākumos raksti lielos sākuma burtus, jo e-pasts nav čats vai Skype, kur jāraksta pēc iespējas ātrāk. Šeit galvenais ir saprotamība.
Paturi prātā slaveno “NOGALINĀT NEDRĪKST APŽĒLOT”, kur pareizi ielikta komata cena ir dzīvība vai nāve.

Visbeidzot ieraksti adresātu un e-pasta tēmu. Tēmai ir pēc iespējas precīzāk un kodolīgāk jāatspoguļo rakstītais. Vislabāk ja tas ir viens vārds, bet nekādā gadījumā ne vairāk kā 3-4 vārdi. Piemēram:
Bērns
vai
Bon Jovi koncerts Londonā

Tam jābūt nevis kaut kam asprātīgam vai daiļrunīgam, bet gan atslēgas vārdam, jo vēlāk starp 100 e-pastiem saņēmējs iespējams meklēs tieši tavējo pēc e-pasta tēmas.